La certification Qualiopi est une marque attribuée par l’État français garantissant la qualité des actions de formation proposées par les organismes de formation. Si vous êtes un organisme de formation et vous demandez comment obtenir cette certification, cet article va vous éclairer sur les étapes à suivre pour obtenir le label Qualiopi :
- Étape 1: Comprendre le Référentiel National Qualité
- Étape 2: Préparation à l’Audit
- Étape 3: Choix de l’Organisme Certificateur
- Étape 4: Audit Initial
- Étape 5: Décision de Certification
Étape 1: Comprendre le Référentiel National Qualité
La première étape pour obtenir la certification Qualiopi est de comprendre le Référentiel National Qualité (RNQ). Ce référentiel détaille sept critères que votre organisme de formation doit respecter. Ces critères englobent des aspects comme les conditions d’information du public, l’identification précise des objectifs de la formation, l’adaptation des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation, entre autres. Il est essentiel de se familiariser avec ces critères et de s’assurer que votre organisme les respecte.
Les 7 critères sont séparés entre 32 sous-critères. Lors de l’audit, vous serez donc analysés sur 32 points et non pas 7 points.
Étape 2: Préparation à l’Audit
La préparation à l’audit est une étape cruciale du processus de certification. Vous devez rassembler toutes les preuves documentaires qui démontrent que votre organisme respecte les critères du RNQ. Cette préparation implique de bien connaître vos processus internes, d’avoir une traçabilité de vos actions et de bien documenter vos activités.
Attention, l’auditeur demande bien des preuves et non pas des explications des processus. Si vous parlez d’entretiens téléphoniques, alors vous devez avoir des comptes-rendus des entretiens téléphoniques qui sont associés au dossier de formation. Seule exception, pour les nouveaux entrants (qui n’ont jamais donné de formation), alors des explications des processus (documentées par écrit) peuvent suffire dans certains cas.
Étape 3: Choix de l’Organisme Certificateur
La certification Qualiopi est délivrée par des organismes certificateurs accrédités par le Comité français d’accréditation (COFRAC) ou par une instance de labellisation reconnue par France compétences. Il vous faut donc choisir un organisme certificateur avec lequel vous allez engager le processus de certification. Il est recommandé de comparer plusieurs organismes certificateurs pour choisir celui qui convient le mieux à vos besoins et à votre budget.
Étape 4: Audit Initial
Une fois que vous avez choisi votre organisme certificateur et vous êtes bien préparé, l’audit initial peut commencer. Cet audit comprend généralement une visite sur site et une vérification des documents fournis par votre organisme. L’auditeur vérifie si votre organisme respecte bien les critères du RNQ. Si des non-conformités sont identifiées, vous aurez un délai pour les corriger.
Pour simplifier le maintien de votre certification dans le temps, il est conseillé de toujours faire appel au même certificateur. Tout simplement parce que chaque certificateur aura ses propres points de surveillance et niveaux d’exigences sur les critères. Un critère qui pourra sembler de faible importance pour un auditeur, pourra donc demander des preuves beaucoup plus importantes avec un autre auditeur.
Étape 5: Décision de Certification
Si l’audit est concluant et que toutes les non-conformités ont été corrigées, l’organisme certificateur délivre la certification Qualiopi. Cette certification est valable pour une durée de trois ans, mais elle est conditionnée par un audit de suivi qui a généralement lieu 18 mois après l’audit initial. Au bout de trois ans, un audit de renouvellement est réalisé pour maintenir la certification. De nombreuses entreprises passent par des organismes de portage administratif pour bénéficier de la certification Qualiopi afin de ne pas se contraindre avec l’administratif, par peur des papiers ou pour répondre à une faible volume d’activité. Pour en savoir plus sur le portage administratif, nous vous conseillons de lire cette page.
L’obtention de la certification Qualiopi nécessite un engagement de la part de l’organisme de formation, une bonne compréhension du RNQ, une préparation rigoureuse à l’audit et une volonté d’améliorer en continu la qualité de ses actions de formation.